Comment rédiger une sommation forte?

Vous rencontrez souvent des problèmes avec des clients qui ne paient pas leurs factures, ou qui les paient trop tard? Vous n’êtes pas seul. Selon des études, 31 % des factures ne sont pas payées à temps. 10 % ne sont payées qu’après 90 jours, voire pas payées du tout. Évidemment, vous souhaitez que votre argent arrive sur votre compte le plus rapidement possible. Une bonne sommation peut aider.

Actuellement, c’est par la voie numérique que sont envoyés la plupart des sommations. C’est également logique puisque c’est pratique. Néanmoins, notre expérience montre que la lettre recommandée est à privilégier pour faire la plus forte impression. Par cette lettre, vous tentez de convaincre le client de payer le montant dû dans les plus brefs délais, sans néanmoins ternir vos relations. Mais comment rédiger une lettre de sommation solide qui inspire le professionnalisme tout en soulignant le sérieux de la situation ? Voici plusieurs conseils susceptibles de vous aider.

Faites en sorte que la base soit toujours en ordre

90 % des sommations écrites atterrissent directement à la poubelle. Plusieurs raisons peuvent l’expliquer : elles sont sujettes à interprétation, mal rédigées ou ne comportent pas d’appels à l’action. Le plus important est qu’une sommation communique clairement les faits :

• le montant impayé
• la date de la facture
• les conséquences éventuelles en cas de non-paiement

Bien sûr, vous souhaitez d’une part préserver vos bonnes relations avec le client, mais vous voulez d’autre part vous adresser à lui sur un ton clair, afin qu’il procède rapidement au paiement de la facture. Ce dernier point est également important si l’affaire débouche sur un procès. Votre avocat peut mettre en avant des preuves solides si votre sommation est bien construite.

Quelles sont les erreurs les plus courantes dans une sommation ?

Dans de nombreux cas, une sommation écrite ne fonctionne pas, parce qu’elle n’atteint pas votre personne de contact ou n’est pas rédigée correctement. D’autres erreurs courantes sont :

• les fautes d’orthographe dans les données de contact ou d’adresse
• les données d’adresse incomplètes
• l’affranchissement insuffisant
• le langage peu clair ou le jargon
• l’écriture illisible ou peu claire
• la mise en page excessive ou source de confusion
• les fautes de langue et d’orthographe
• le numéro de compte manquant

Les sommations manquent aussi souvent de force. Beaucoup de ces lettres sont rédigées sur un ton trop conciliant. Par exemple : « D’après nos dossiers, vous n’avez pas payé l’une de nos factures. Est-il possible que vous ne l’ayez pas reçue ? » Cela ne fonctionne pas. En lisant cela, on a même l’impression que c’est de votre faute si le client n’a pas payé. Veillez donc à rédiger une lettre solide.

En haut de votre lettre, n’écrivez jamais « première sommation » ou « premier rappel » en haut de votre lettre : si vous le faites, votre client saura qu’une deuxième sommation suivra. Il risque donc de ne pas voir de nécessité d’agir. Votre client attendra calmement le deuxième rappel que vous lui enverrez. Il gagnera ainsi du temps et de l’argent, encore et encore.

9 conseils pour une sommation forte

Voici neuf conseils que vous pouvez directement mettre en pratique.

1. Utilisez un appel à l’action clair
   Une sommation doit indiquer clairement ce que le client doit faire. Elle doit apporter une réponse aux questions suivantes :
   • Que doit faire le client ?
   • Quand attend-on quelque chose de la part du client ?
   • Comment le client doit-il payer ?

2. Veillez à rédiger une communication bien structurée et professionnelle
   Dans le titre, mentionnez qu’il s’agit d’une sommation, par courrier recommandé ou non. Commencez la lettre par le motif de la sommation, par exemple : « Vous n’avez pas payé votre facture » ou « Vous n’avez pas payé dans le délai convenu ». Au milieu de la lettre, indiquez toutes les données pertinentes : le numéro de la facture, le montant et la date d’échéance. Terminez la lettre par un appel à l’action clair et mentionnez les conséquences d’un non-paiement.

3. Écrivez clairement et simplement
   Plus la sommation est facile à rédiger, mieux le message parviendra. Faites des phrases courtes et simples. Évitez d’utiliser le jargon et les abréviations.

4. Soyez spécifique et concret
   Dites les choses comme elles sont et ne tournez pas autour du pot.

5. Commencez par une phrase d’ouverture positive
   En commençant de manière amicale, vous augmentez les chances d’obtenir une réaction positive. Par exemple : « Par la présente, nous souhaitons vous rappeler la facture impayée ».

6. Pensez à la dimension personnelle
   C’est une personne, et non une entreprise ou un service, qui lira votre sommation. Signez donc toujours votre sommation en votre propre nom et ajoutez de préférence une signature manuscrite. Cela fait plus poli et, si le client a des questions, il saura à qui s’adresser.

7. Envoyez toujours la sommation au siège social
   Indiquez toujours le nom de votre personne de contact avec la mention « à l’attention de ». Vous n’avez pas de personne de contact ? Mentionnez alors le service concerné, comme le service administratif par exemple. Si l’on vous redirige vers une personne spécifique, notez le nom de la nouvelle personne de contact dans votre système de facturation.

8. Faites le récapitulatif de toutes les factures, en intégrant le plus de détails possible
   Faites-le pour les factures impayées et les factures non encore échues. Communiquez le numéro de la facture, le montant et la date d’échéance. Vous augmenterez ainsi les chances que le client paie toutes les factures en une seule fois. Cela vous évitera du travail supplémentaire à l’avenir.

9. Indiquez les avantages pour le client
   La probabilité de paiement de la facture augmente si le client y a tout intérêt aussi. Par exemple : « Si vous payez la facture, nous pourrons continuer à livrer les marchandises » ou « pour éviter des coûts supplémentaires ».

Et maintenant, à vous de jouer

Nous espérons que ces conseils vous aideront. Vous avez encore des questions ou vous préférez que nous nous chargions du recouvrement de vos factures ? N’hésitez jamais à nous contacter. Nous pouvons également nous charger de la gestion des débiteurs, de sorte que vous ne deviez vous préoccuper de rien.