Hoe schrijf ik een sterke aanmaning?

Heeft u vaak last van klanten die hun facturen niet of te laat betalen? Dan bent u niet de enige. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 31% van de facturen niet op tijd overgemaakt worden. Zelfs 10% betaalt pas na 90 dagen of helemaal niet. Natuurlijk wilt u uw geld zo snel mogelijk op uw rekening hebben. Een goede aanmaning kan hierbij helpen.

Momenteel worden de meeste aanmaningen digitaal verstuurd. Dit is ook logisch gezien het gemak. Toch leert onze ervaring dat een aangetekende brief het meeste indruk maakt. Door het schrijven van de brief probeert u de klant te overtuigen om het bedrag zo spoedig mogelijk over te maken, zonder dat dit ten koste gaat van de relatie. Maar hoe schrijft u nu een sterke aanmaning, die professionaliteit uitstraalt, maar ook de ernst van de situatie benadrukt? Hieronder vindt u een aantal tips die u kunt gebruiken.

Zorg dat de basis in orde is 

90% van de schriftelijke aanmaningen belanden direct in de prullenmand. Dit komt omdat ze voor interpretatie vatbaar zijn, slecht zijn opgemaakt of omdat een call-to-action ontbreekt. Het belangrijkste is dat u met een aanmaning de feiten duidelijk communiceert:

• Het openstaande bedrag
• Datum van de factuur
• Eventuele gevolgen bij wanbetaling

Uiteraard wilt u enerzijds de goede relatie met de klant bewaren, maar anderzijds wilt u hem ook met een duidelijke toon toespreken, zodat hij snel overgaat tot betaling van de factuur. Dit laatste is ook van belang wanneer het uitloopt in een rechtszaak. Uw advocaat kan harde bewijzen op tafel leggen als uw aanmaning goed in elkaar zit.

Wat zijn de meest voorkomende fouten in een aanmaning?

In veel gevallen werkt een schriftelijke aanmaning niet, omdat uw contactpersoon niet bereikt wordt of omdat de aanmaning niet juist is opgesteld. Andere veelvoorkomende fouten zijn:

• Foute spelling in contact- of adresgegevens
• Onvolledige adresgegevens
• Onvoldoende frankering
• Onduidelijk taalgebruik of jargon
• Onleesbaar of onduidelijk handschrift
• Overmatig of te veel afleidende vormgeving
• Taal- en spelfouten
• Ontbrekend rekeningnummer

Ook ontbreekt een aanmaning vaak aan kracht. Brieven worden opgesteld met een te zachte toon. Bijvoorbeeld: ‘Uit onze administratie is gebleken dat we nog een openstaande factuur van u hebben. Zou het kunnen dat u deze niet heeft ontvangen?’ Dit werkt niet. Het lijkt zelfs alsof het uw fout is dat de klant niet heeft betaald. Zorg dus voor een krachtige brief.

Zet bovenaan uw brief ook nooit ‘eerste aanmaning’ of ‘eerste herinnering’. Uw klant weet dan namelijk dat er nog een tweede aanmaning zal volgen. De noodzaak om in actie te komen zal daardoor laag zijn. Uw klant zal rustig in afwachting zijn van de tweede herinnering die u gaat sturen. Zo wint hij dus keer op keer tijd én geld.

 

9 tips voor een sterke aanmaning

Hieronder volgen negen tips die u direct in de praktijk toe kunt passen.

1. Gebruik een duidelijke call-to-action
In een aanmaning moet duidelijk vermeld staan wat de klant moet doen. Er moet antwoord gegeven worden op de volgende vragen:

• Wat moet de klant doen?
• Wanneer wordt er iets van de klant verwacht?
• Hoe moet de klant betalen?

2. Zorg voor goed gestructureerde en professionele communicatie
In de titel vermeldt u dat het gaat om een aanmaning, al dan niet aangetekend. Begin de brief met de reden van de aanmaning, bijvoorbeeld: ‘U heeft nog een openstaand bedrag’ of ‘u heeft niet betaald binnen de afgesproken termijn’.  In het midden van de brief communiceert u alle specificaties: het factuurnummer, het bedrag en de vervaldag. U sluit de brief af met een duidelijke call-to-action en vermeld de gevolgen bij niet betaling.

3. Schrijf duidelijk en simpel
Hoe makkelijker u de aanmaning schrijft, hoe beter de boodschap gelezen zal worden. Maak zinnen kort en simpel. Vermijd het gebruik van jargon en afkortingen.

4. Wees specifiek en concreet
Zeg waar het op staat en draai er niet omheen.

5. Start met een positieve openingszin
Door vriendelijk te beginnen vergroot u de kans op een positieve reactie. Bijvoorbeeld: ‘Hiermee wensen wij u te herinneren aan de nog niet betaalde factuur’.

6. Maak het persoonlijk
Een aanmaning wordt gelezen door een persoon, niet door een bedrijf of afdeling. Onderteken daarom uw herinnering altijd met uw eigen naam en bij voorkeur handgeschreven handtekening. Dit komt beleefder over en mocht de klant vragen hebben, dan weet hij waar hij moet zijn.

7. Verzend de aanmaning altijd naar de maatschappelijke zetel
Vul bij ‘ter attentie van’ altijd de naam in van uw contactpersoon. Heeft u die niet? Vermeld dan de afdeling, bijvoorbeeld administratie. Indien u wordt doorverwezen, noteer dan de naam van de nieuwe contactpersoon in uw facturatiesysteem.

8. Maak een overzicht van alle facturen, zo gedetailleerd mogelijk
Doe dit voor zowel de openstaande facturen, als voor de facturen die nog niet vervallen zijn. Communiceer het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum. Zo vergroot u de kans dat de klant alle facturen in één keer betaalt. Dit scheelt u in het vervolg extra werk.

9. Vermeld de voordelen voor de klant
De kans op betaling van de factuur wordt vergroot als de klant er zelf ook baat bij heeft. Bijvoorbeeld: Als u de rekening betaalt, kunnen wij de goederen blijven leveren’ of ‘om bijkomende kosten te vermijden’.

En nu aan de slag

Hopelijk kunt u verder met de tips die hierboven gegeven zijn. Heeft u nog vragen of wilt u toch liever dat wij uw facturen innen? Dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Ook kunnen wij het debiteurenbeheer uit handen nemen, zodat u volledig ontzorgd bent.