Comment assurer une bonne gestion des débiteurs?

Il est très important que l’administration financière de votre entreprise soit en ordre. Cela peut permettre d’éviter que les clients ne paient pas leurs factures ou qu’ils ne les paient pas à temps. En fait, la gestion des débiteurs n’est rien de plus que de veiller à ce que les clients paient vos factures rapidement et dans leur intégralité.

Une gestion désorganisée des débiteurs entraîne des problèmes dans l’organisation et peut, dans le pire des cas, conduire à la faillite. Pour éviter cela, vous pouvez prêter attention à un certain nombre de points. Par exemple, soyez attentif au délai de paiement convenu. Vérifiez les paiements sur votre compte chaque semaine. Cela vous évitera de passer à côté d’un dépassement du délai de paiement. Il est également important que vous tiriez la sonnette d’alarme auprès du client à temps. Il est préférable d’établir une procédure fixe à cet effet, qu’il vous suffit de suivre à chaque fois.

Procédure fixe

Rien ne fonctionne mieux qu’une procédure fixe que vous pouvez suivre à chaque fois. Chez EuroCollect.eu, nous travaillons sur la base d’une telle procédure. Nous partons toujours d’un délai de paiement de 14 jours.

• Rappel de paiement par e-mail : 15 jours après l’envoi de la facture
• Rappel de paiement par téléphone : 21 jours après l’envoi de la facture
• Sommation : 30 jours après l’envoi de la facture
• Dernier rappel de paiement par téléphone : 60 jours après l’envoi de la facture.

Conseils pratiques pour la gestion des débiteurs

De nombreux problèmes liés à la gestion des débiteurs pourraient être évités en agissant plus rapidement et en suivant le client de plus près. Voici quelques conseils utiles :

• Tenez vos comptes débiteurs à jour : évitez les retards dans votre administration. De tels retards font perdre de vue certaines factures et embrouillent le processus de paiement.
• Vérifiez la liquidité de vos clients : vous avez un nouveau client ? Vérifiez d’abord ses chiffres financiers.
• Convenez clairement du délai de paiement avec le client : vous éviterez ainsi toute ambiguïté et réduirez les possibilités de fausses excuses pour votre client.
• Assurez une facturation rapide : le travail est terminé ? Envoyez la facture immédiatement, afin que le client sache toujours ce qu’il paie et se rappelle des montants convenus.
• Envoyez le rappel de paiement immédiatement après l’expiration du délai de paiement ;
• Téléphonez au client et envoyez une sommation si le paiement n’est pas effectué ;
• Faites appel à une agence de recouvrement de créance pour toute créance éventuelle.

Automatisez la gestion de vos débiteurs

Plusieurs logiciels sur le marché permettent d’automatiser la gestion de vos débiteurs. En bref, cela signifie qu’un suivi des factures est automatiquement mis en place dès leur envoi. Cela permet de gagner beaucoup de temps et d’éviter les erreurs humaines.

Chez EuroCollect.eu par exemple, vous pouvez choisir parmi plusieurs formules. Nous disposons également de modules supplémentaires afin de personnaliser entièrement la gestion de vos débiteurs. Nous vous laissons le choix d’externaliser complètement votre administration ou de la conserver en interne.

La gestion des débiteurs : la faire soi-même ou l’externaliser ?

Pour savoir s’il est judicieux d’externaliser la gestion des débiteurs ou de la faire soi-même, il faut tenir compte d’un certain nombre de facteurs. Cela dépend, entre autres, du nombre de clients que vous facturez. Dans la plupart des cas, les petites entreprises peuvent très bien gérer elles-mêmes leurs débiteurs si elles disposent des connaissances nécessaires en interne. Les moyennes et grandes entreprises, quant à elles, auront tout intérêt à externaliser la gestion de leurs débiteurs.

Vous avez des questions après avoir lu ce blog ou vous souhaitez discuter avec nous de nos possibilités de gestion des débiteurs ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous serions ravis d’aider votre entreprise à améliorer ses liquidités.