Hoe zorg ik voor een goed debiteurenbeheer?

Het is van een groot belang dat de financiële administratie van uw bedrijf op orde is. Dit kan voorkomen dat klanten hun factuur niet of niet op tijd betalen. In feite is debiteurenbeheer namelijk niets meer dan ervoor zorgen dat klanten uw facturen snel en volledig betalen.

Een ongeorganiseerd debiteurenbeheer zorgt voor problemen in de organisatie en kan in het ergste geval leiden tot een faillissement. Om dit te voorkomen zijn er een aantal punten waarop u kunt letten. Wees bijvoorbeeld alert op de afgesproken betaaltermijn. Check wekelijks de betalingen op uw rekening. Dit voorkomt dat u een overschrijding van de betaaltermijn over het hoofd ziet. Ook is het van belang dat u op tijd aan de bel trekt bij de klant. Het beste kunt u hiervoor een vaste procedure maken, die u elke keer opnieuw volgt.

Vaste procedure

Niet werkt prettiger dan een vast schema wat u iedere keer kunt volgen. Bij EuroCollect.eu werken we op basis van deze procedure. Hierbij gaan we uit van een betalingstermijn van 14 dagen.

• Betalingsherinnering via email: 15 dagen na versturen factuur;
• Betalingsherinnering via telefoon: 21 dagen na versturen factuur;
• Aanmaning: 30 dagen na versturen factuur;
• Laatste betalingsherinnering via telefoon: 60 dagen na versturen factuur.

Handige debiteurenbeheer tips

Veel problemen in de debiteurenadministratie kunnen voorkomen worden door sneller te handelen en de klant beter te controleren. Hieronder een aantal handige tips die u kunt gebruiken:

• Houd uw debiteurenadministratie up-to-date: voorkom een achterstallige administratie. Dit zorgt ervoor dat facturen over het hoofd gezien worden en er geen helderheid is in het betalingsverkeer;
• Controleer de liquiditeit van uw klanten: Heeft u een nieuwe klant? Check dan eerst de financiële cijfers;
• Spreek duidelijk de betalingstermijn af met de klant: Dit voorkomt onduidelijkheid en geeft uw klant minder ruimte voor smoesjes;
• Zorg voor een snelle facturatie: Werkzaamheden afgerond? Stuur dan direct de factuur, zodat de klant nog goed weet waarvoor hij betaalt én wat de afspraken waren;
• Stuur de betalingsherinnering direct na het verstrijken van de betalingstermijn;
• Telefoneer de klant en stuur een aanmaning, wanneer een betaling uitblijft;
• Schakel een incassobureau in voor eventuele vordering.
  
  

Automatiseer uw debiteurenbeheer

Er zijn verschillende softwarepakketten op de markt waarmee het mogelijk is om uw debiteurenbeheer te automatiseren. Kort gezegd houdt dit in dat facturen automatisch opgevolgd worden, zodra de factuur is verzonden. Dit zorgt voor veel tijdsbesparing en voorkomt menselijke fouten.

Bij EuroCollect.eu kunt u bijvoorbeeld kiezen uit een aantal pakketten. Ook hebben we aanvullende modules waardoor we uw debiteurenbeheer volledig op maat kunnen maken. We geven u de keuze om uw administratie volledig uit te besteden of in eigen beheer te houden.

Debiteurenbeheer: zelf doen of uitbesteden?

Er zijn een aantal factoren die bepalen of het verstandig is om het debiteurenbeheer uit te besteden of zelf te doen. Het hangt onder andere af van het aantal klanten wat u factureert. In de meeste gevallen kunnen kleine bedrijven het debiteurenbeheer prima zelf doen, als de juiste kennis intern aanwezig is. Midden- en grote bedrijven hebben er juist meer baat bij om het uit te besteden.

Heeft u na het lezen van deze blog nog vragen of wilt u graag met ons de mogelijkheden van debiteurenbeheer bespreken? Neem dan contact met ons op. We helpen uw bedrijf graag naar een betere liquiditeit.